Классический документооборот в ресторане отталкивается от заказа, который формируется вручную на кухне и затем передается закупщику. Мы производим Закупки в ресторане. Такая схема предполагает три точки контроля (на каждой из которых должно присутствовать минимум два человека: обычно это сотрудник кухни с одной стороны и закупщик/бухгалтер/управляющий — с другой).
В отличие от этой схемы, в основе планирования закупок лежит заказ, который формирует ваша система автоматизации, исходя из расчетных остатков по складам. При таком способе кухня все равно делает свой заказ, однако он тщательнейшим образом сверяется с автоматически созданным бланком. Именно это сравнение помогает выявить и оперативно устранить множество проблем, которые обычно копятся и ждут своего часа вплоть до общей инвентаризации.
К примеру: повар заказал 15 товаров, а система автоматизации просит 13. В этом случае закупщик спрашивает у повара: зачем тебе эти 2 товара (например, 2 пучка кинзы). Повар отвечает, что кинзы нет — и тогда закупщик идет вместе с ним и методично проверят все холодильники в поисках кинзы (потому что система считает, что товар есть). Дальше вариантов развития событий может быть несколько: кинза может найтись в дальнем холодильнике; а может выясниться, что накануне была пересортица, а акт об этом составить забыли, и система об этом не знает (при традиционной схеме это выяснилось бы только на этапе инвентаризации). А еще может оказаться, что проблема — в технологических картах (в этом случае нужна контрольная проработка блюд).